SMART WORKING TOOLS: LE TECNOLOGIE FONDAMENTALI PER IL LAVORO AGILE

L’evoluzione della tecnologia è un fattore imprescindibile e abilitante per il lavoro in Smart Working. Numerosi sono gli smart working tools e le tecnologie abilitanti per un’organizzazione del lavoro che rispecchi il modello del lavoro agile.

È proprio grazie alla tecnologia moderna che si può riuscire a rendere virtuale una postazione di lavoro fisica. 

È la tecnologia stessa a garantire che i criteri dello Smart Working, flessibilità, virtualità, produttività e personalizzazione siano rispettati. La velocità di connessione dati, le soluzioni in cloud che garantiscono la sicurezza informatica, le piattaforme collaborative e i sistemi di video collaboration sono tutte tecnologie idonee. È l’innovazione tecnologica che permette il ripensamento delle modalità di lavoro e di interazione tra le persone e rende così possibile il lavoro agile.

Per l’implementazione dello Smart Working è necessario predisporre:

•  strumenti di comunicazione sincrona, che permettono il confronto e le richieste di chiarimento, 
• strumenti di comunicazione asincrona, per scrivere contenuti in modo strutturato ed ordinarli cronologicamente, 
• strumenti di archiviazione in cloud, che consentono la condivisione dati in sicurezza e l’accesso a più utenti,
• tool per video chiamate, che facilitano l’interazione a distanza e permettono di organizzare riunioni in video conferenza.

Smart working tools e comunicazione sincrona

La comunicazione sincrona è una comunicazione in tempo reale e in presenza on line ed è fondamentale per garantire il confronto tra gli individui che lavorano per la stessa organizzazione, la stessa funzione aziendale o lo stesso team di lavoro. 

Tra gli strumenti di comunicazione sincrona particolarmente utili i tool più utilizzato per lavorare in Smart Working sono Microsoft team, Slack e Hangout.

• Microsoft Team: un nuovo modo di lavorare in gruppo

Microsoft Team è un app per il lavoro di gruppo che favorisce la collaborazione e la comunicazione in un unico luogo.  Utilizza la chat invece dell’email, i canali invece delle cartelle di file.

Microsoft team è uno spazio di lavoro che permette di modificare contemporaneamente i file in sicurezza e consente l’utilizzo di “mi piace”, menzioni, e risposte. Consente inoltre la personalizzazione con appunti, siti web e app. Usa il cloud e quindi permette di lavorare insieme allo stesso file e ovunque ci si trovi.

Ogni team è composto da canali che possono essere creati per argomento o per dipartimento. All’interno del canale si possono organizzare riunioni, tenere conversazioni, condividere file. Sempre all’interno del canale la sessione schede permette di organizzare i propri file, i servizi e le app utilizzate per lavorare.

La condivisione di un file all’interno di un canale permette la modifica in contemporanea e l’aggiunta di opinioni e commenti.

La funzione Riunioni consente di pianificare una riunione, condividere lo schermo e i file presenti sul computer, registrare sul proprio computer la riunione in corso. È anche sincronizzata con il calendario di Outlook  permettendo di visualizzare le riunioni in programma per la giornata e per la settimana.

La funzione Chat consente di conversare con persone specifiche e rende possibile chattare anche con più persone contemporaneamente.

La funzione Chiamate permette di contattare una persona specifica in modalità audio o videochiamata e anche di contattare telefonicamente anche persone che non utilizzano Microsoft Teams.

Infine la funzione Attività consente di visualizzare i messaggi, le menzioni e le risposte.

• Slack: la comunicazione istantanea tra team, dipartimenti o aziende; l’integrazione di più tools in un unico luogo.

Slack ha funzionalità simili a Microsoft Team ed è un hub che facilita la collaborazione tra persone o addirittura tra aziende.  Consente di organizzare il lavoro per team, progetti o dipartimenti attraverso l’uso di canali che possono essere accessibili a tutti i membri o solo ad alcuni.

Attraverso i canali è possibile inviare file, metterli in evidenza tramite la funzione “stella”, inviare messaggi privati ad un collega o inviare un messaggio in modo istantaneo a tutti i membri del team, progetto o dipartimento.

L’utilizzo dei canali consente anche di effettuare chiamate e video chiamate verso uno o più membri del team e di utilizzare menzioni, commenti e reazioni.

Grazie all’integrazione con altre applicazioni, tra tutte Google Drive, Slack facilita la collaborazione e aumenta la produttività dando la possibilità di condividere, attraverso Slack, file precedentemente archiviati su Google Drive.

Slack permette infine di organizzare il lavoro per attività e di pianificare la durata di ognuna, visualizzando la scadenza richiesta alla persona incaricata.

• Hangouts: chat e videochiamate direttamente dal tuo account Google

Google Hangouts è una piattaforma di comunicazione che facilita la comunicazione attraverso messaggi in chat e video chiamate. È collegata direttamente all’account mail e all’account Google.

Si può iniziare una sessione chat one to one o una conversazione che coinvolge più persone.

Permette di pianificare meeting tra colleghi indipendentemente dal luogo dove essi si trovano. Per iniziare una conversazione via chat basta semplicemente cliccare sull’icona messaggi e selezionare il nome della persona con cui si vuole entrare in contatto semplicemente ricercando il nome tra la lista dei contatti. Se la persona non è inclusa nella lista è sufficiente indicare l’indirizzo e-mail o il numero di telefono nel box di ricerca per rintracciarla.

Gli inviti a partecipare a una chat possono essere suddivisi per nome o titolo e, quest’ultimo, apparirà sull’invito ad unirsi alla chat. Una volta accettato l’invito, la persona o le persone invitate potranno iniziare la conversazione via chat. La storia delle conversazioni è mantenuta dal sistema e quindi ogni conversazione può essere facilmente rintracciata e riletta in futuro. Una persona può essere aggiunta alla conversazione via chat anche in un secondo momento e si può facilmente creare una chat di gruppo.

Con Hangouts è anche possibile invitare una o più persone a una video chiamata. L’invito viene inviato alla persona o alle persone con cui si desidera comunicare attraverso l’e-mail. Si può inviare via e-mail anche direttamente il link alla video chiamata. La persona che riceve l’invito potrà unirsi alla video chiamata semplicemente cliccando sul link. Come per le chat anche per le video chiamate è possibile invitare persone ad unirsi alla video chiamata anche in un secondo momento.

Durante la video chiamata Hangouts offre funzionalità aggiuntive,  come l’invio di messaggi che possono essere visualizzati da tutti i membri che stanno partecipando alla video chiamata, ed è possibile utilizzare la funzione per la condivisione dello schermo.

Smart working tools e comunicazione asincrona

La comunicazione asincrona è una comunicazione differita fondamentale per organizzare i contenuti, strutturarli e ordinarli cronologicamente.

Tra gli strumenti di comunicazione asincrona più utilizzati sono da evidenziare Yammer e Workplace by Facebook.

• Yammer: da social network a strumento per la produttività aziendale

Yammer è nato nel 2008 come un social network destinato all’ambito professionale, ma è stato recentemente ridisegnato con tantissime nuove funzionalità e presentato nel 2019 come strumento in grado di aumentare la produttività aziendale in quanto consente la condivisione di conoscenze tra i membri di un’azienda.

La novità più importante introdotta recentemente è l’integrazione con Microsoft 365 e con i suoi tool come Teams di Microsoft, SharePoint e Outlook. Yammer facilita la comunicazione all’interno dell’azienda e favorisce il dialogo tra colleghi, dirigenti e dipendenti utilizzando un taglio social.

Yammer è fondamentale per gestire le conversazioni half life cioè quelle comunicazioni più lunghe che in azienda non possono essere gestite solo attraverso il meccanismo delle chat. In sostanza mentre le conversazioni in Microsoft Team esauriscono la loro utilità di solito nell’arco delle 24 ore, le conversazioni su Yammer possono essere utili fino ad un orizzonte temporale di un anno.

Uno degli scopi principali di Yammer è quello di costruire comunità su vasta scala.

Attraverso le funzionalità “gruppi” e “gruppi correlati” si possono creare gruppi di persone all’interno dell’azienda con interessi condivisi, che partecipano attivamente alla comunità condividendo la propria esperienza e conoscenza. Attraverso i gruppi si possono organizzare eventi, organizzare campagne o condividere interessi su un argomento o un progetto specifico. La funzionalità “annunci” permette di inviare a un gruppo definito una notifica di tutti gli aggiornamenti importanti in modo da semplificare, per i membri del gruppo, l’individuazione degli argomenti più rilevanti. Yammer consente anche la trasmissione di eventi in diretta e on-demand consentendo anche la condivisione del desktop. Un’altra importante funzionalità per favorire l’interazione è la possibilità di condividere file e contenuti ufficiali, contenuti condivisi dall’azienda con tutti i dipendenti e strutturati come file di sola lettura.

Un secondo obiettivo di Yammer è la condivisione della conoscenza tra persone che collaborano all’interno delle organizzazioni.  Per favorire la condivisione Yammer utilizza feed delle conversazioni creati ad hoc, mediante l’intelligenza artificiale in grado di mettere in risalto i topics più importanti.  I feed di Yammer possono essere facilmente incorporati nelle altre applicazioni aziendali.  Un’altra funzione che favorisce la condivisione della conoscenza è “estensione del browser”. Questa funzione aggiunge automaticamente una scheda Yammer al menu del browser e consente di condividere rapidamente tutte le pagine web che si stanno visualizzando su Yammer. 

Terzo obiettivo di Yammer è quello di coinvolgere leader e dipendenti su vasta scala. Ecco perché, tra le nuove funzionalità, c’è anche la possibilità di prendere parte alle conversazioni in Yammer direttamente da  Outlook attraverso l’utilizzo di thread interattivi a cui gli utenti possono mettere un like o rispondere.

• Workplace by Facebook: un account Facebook aziendale per favorire la comunicazione tra collaboratori

Workplace by Facebook permette di organizzare il lavoro tra membri di un’azienda o gruppi di lavoro in ambiente Facebook. È una versione corporate, una specie di profilo Facebook aziendale, che permette di riunire tutti i colleghi e i componenti di un team in un unico luogo di lavoro.

Workplace by Facebook facilita la collaborazione attraverso l’utilizzo dei seguenti strumenti: i gruppi, i news feed, gli eventi, le chat e le chiamate voce o le video chiamate. Creando un gruppo per un team di lavoro o per un progetto preciso, è possibile iniziare una discussione su un argomento definito dagli amministratori del gruppo. All’interno del gruppo si possono condividere video, foto o documenti di interesse per il team. Ogni Post può essere commentato e si possono inserire reaction allo stesso. 

I news feed permettono di restare aggiornati su tutti gli aggiornamenti importanti condivisi all’interno dei gruppi di lavoro di cui l’utente fa parte. Possono essere impostati dall’utente in base alla rilevanza  permettendogli di seguire le conversazioni di maggior interesse.

Tramite la funzione chat è possibile attivare una conversazione via chat con ognuno dei collaboratori dell’azienda o con i membri di un gruppo. Le chat possono essere one to one o di gruppo. Attraverso le chat è possibile condividere file, effettuare videochiamate e persino organizzare riunioni attraverso videoconferenza con un massimo di 50 partecipanti.

La funzione “Eventi” in Workplace permette di pianificare un evento aziendale,  specificando dove e quando si terrà l’evento e tenendo traccia dei partecipanti allo stesso. All’interno dell’evento possono essere aperte discussioni prima e dopo che questo abbia luogo.

Workplace permette di ricevere notifiche e di inviare email attraverso l’account e-mail aziendale con cui ci si è registrati. Può essere utilizzato ovunque e su qualsiasi supporto dal PC allo smartphone.

In Workplace è possibile ricercare ognuno dei collaboratori dell’azienda, visualizzare le informazioni di contatto e la descrizione del profilo professionale di ognuno. È possibile anche seguire gli aggiornamenti di post di ogni utente attraverso la funzione “follow”. Un’altra funzione molto interessante di Facebook Workplace è la possibilità di avere l’organigramma dell’azienda ciò permette di individuare il ruolo di ogni dipendente e richiedere supporto rapidamente.