Due strumenti per gestire lo smartworking con efficacia e senza sprechi: Slack e Microsoft teams!

Questo periodo inedito di crisi pandemica ha fatto sorgere nuove necessità nel mondo del lavoro e si è imposto, sia nel discorso che nella prassi, lo smartworking.

Per alcune aziende il lavoro agile era già una pratica consolidata ma per la maggior parte si è trattato di adottare una nuova concezione del lavoro che affianca (quando non sostituisce in toto) il lavoro d’ufficio tradizionale.

Per rendere meglio tracciabile e gestire lo smartworking sono state sviluppate numerosissime app e diversi software, nell’articolo di oggi io desidero parlarti di due delle proposte più famose in circolazione!

Sto parlando di Slack e Microsoft team. Si tratta di strumenti multitasking che offrono una grande varietà di funzionalità ed estensioni differenti per offrire una migliore gestione dell’esperienza professionale, adatta sia per chi lavora in una grande realtà ma anche per le realtà di dimensioni più modeste che però sono caratterizzati da grandi flussi comunicativi.

Anche una webagency dinamica come la MC ha tratto giovamento da strumenti come questi! per scprirne di più… Non ti resta che leggere!

 SLACK

Slack è una società pioniera di questa concezione lavorativa agile e sempre in comunicazione. Nasce a cavallo del 2013-2014 dalla mente di Steward Butterfield (già co-fondatore di Flickr).

A fine 2020 l’azienda viene acquistata dal gigante del cloud computing Salesforce per la cifra di ben 27 miliardi di dollari.

Attualmente l’app vanta più di 3 milioni di utenti connessa e il suo servizio è quello di offrire una comunicazione pulita, sicura e funzionale

Questo Software presenta una dashboard molto flat e lineare di colore viola, ci si iscrive immettendo delle informazioni sull’azienda e il nome, dopodiché si potrà invitare tutti i membri del vostro team, oppure raggiungere il vostro gruppo lavorativo tramite un invito via mail, inviato dall’amministratore del gruppo di lavoro o attraverso l’inserimento di determinate credenziali da inserire nel provider per effettuare l’accesso al portale.

Come funziona Slack

La comunicazione avviene tramite messaggistica istantanea ed è suddivisa in canali diversi, a seconda del reparto per esempio: potresti organizzare un canale per il reparto marketing e uno per il team venite.

Questo permette di avere delle conversazioni funzionali ed utili perché coerenti con l’argomento e gli obiettivi del team.

Inoltre, le chat sono protette da un sistema crittografico rendendo le chat estremamente sicure.

Sicuramente uno dei diversi aspetti positivi, che presenta, è quello di poter tenere traccia di tutto il filone discorsivo del proprio team lavorativo e di spostarci in base al canale di interesse.

La totalità delle conversazioni sono salvate sul rispettivo cloud online, permettendoci così di ricercare informazioni selezionate attraverso una specifica barra di ricerca posta in alto, permettendoci di ricercare informazioni filtrate su intervalli e lassi di tempo determinati.

Spesso le conversazioni all’interno dei vari canali potrebbero risultare, parecchio lunghe, Slack mette a disposizione, un sistema di @mentions, che permette di citare la persona, con cui vogliamo metterci in contatto, la quale, verrà avvisata tramite il suono di notifica, della nostra citazione, oppure potremmo inviargli un messaggio direttamente in privato o creare dei thread discorsivi in un canale, dedicati ad una questione specifica.

Non tutti i canali, sono disponibili a tutti i membri del gruppo lavorativo, ad esempio la direzione della vostra azienda potrebbe utilizzare, un canale privato composto da determinati membri specifici, il quale non risulterà visibile a chi non ne fa parte.

Slack inoltre all’ interno della conversazione mette a disposizione una serie di feature, interessanti, come scegliere la formattazione del testo della chat semplicemente dalla barra, con la possibilità di inserire Emoji e Gif personalizzate.

 

Le azioni rapide

Tra i punti di forza sicuramente più importanti di Slack, sono le azioni rapide, che è in grado di eseguire, le più utilizzate le ritroveremo cliccando l’icona a forma di saetta che si trova nella barra di formattazione:

• CALL: si tratta di una funzione a pagamento, che ti consentirà di organizzare videochiamate, per gruppi di massimo 15 persone, gratuita se indirizzata ad un solo membro.
• INVITA: che ti permetterà di invitare utenti nel tuo canale, ma anche di invitare dei clienti specifici, come ospiti
• FRAMMENTO DI TESTO: attraverso questa funzione puoi condividere una porzione di testo nella chat, con allegato il possibile messaggio sotto il testo che vuoi aggiungere.
• POST: questa feature consente di creare, condividere o modificare dei possibili documenti, che verranno formattati direttamente sulla piattaforma, sono utili per condividere o collaborare su determinati contenuti, insieme al tuo team, come documenti importanti o note di riunione.
• PROMEMORIA: questa funzione ci permetterà, di impostare dei semplici promemoria, impostando data, orario e descrizione del reminder, utile ovviamente per organizzare tutti i vostri impegni lavorativi
• STATO: questa funzione, permette di fornire informazioni sulla disponibilità lavorativa, che sarà in verde se disponibili o spenta in caso di assenza, Slack mette a disposizione nelle opzioni presenti, anche una serie di stati, preimpostati, che saranno ad esempio: in riunione, per strada, in malattia, in vacanza, lavoro da remoto. Ognuno di questi stati, personalizzabili, avranno accanto delle tempistiche, che indicheranno, la vostra reperibilità ed i vostri tempi di risposta.
• SOSPENDI LE NOTIFICHE: con questa azione, disattiveremo, tutte le notifiche derivanti dai canali, per un lasso di tempo specifico, necessario sicuramente in momenti, in cui si ha bisogno, di rimanere concentrati, sui propri impegni.
• CREA UN CANALE: come si può facilmente evincere, questa azione ci permetterà di creare un canale, immettendo il suo rispettivo nome ed una possibile descrizione
• SFOGLIA FILE: con questa azione rapida, saremmo in grado di condividere dei file specifici all’interno delle chat

 

Queste sono alcune delle azioni rapide, che questo software è in grado di svolgere, per poter controllare se puoi effettuare un operazione specifica, ti basterà cercare sull’apposita barra di ricerca, posizionata sul menù a tendina delle azioni rapide, per cercare, il comando, che fa al caso tuo, inoltre, questi comandi, possono essere selezionati rapidamente digitando determinate combinazioni di tasti, attraverso la tastiera (solitamente con CTRL+ la lettera richiesta per attivare il comando), oppure mediante delle keyword specifiche, che risulteranno particolarmente utili, per gli utenti, che usano molto questo programma.

Inoltre Slack è anche dotato di un bot!

Slackbot attualmente non ha la capacità di svolgere molti compiti, ma si rivelerà un fedele messaggero e aiutante, attraverso il suo contributo, sarà possibile impostare dei promemoria comuni e diffusi a dei membri specifici, inoltre potrà essere di aiuto, impostando delle risposte, a semplici domande comuni che avvengono usualmente nei posti di lavori, come ad esempio richiedere la password del Wi-Fi.

 

Le estensioni

Ma la vera punta di diamante di questo software, sono proprio le estensioni, Slack è dotato di un vero o proprio store, che ci permetterà di aggiungere nel piano base un numero di app limitato come Dropbox, Google Drive, Google Calendar, Trello, Zoom, Twitter, Gmail, Onedrive, Outlook e tante altre ancora!

Queste app, saranno tutti i tuoi strumenti lavorativi e potrai utilizzarle, comodamente all’interno di Slack aggiungendole al tuo Dock laterale.

Ad esempio potremmo rispondere e scrivere mail utilizzando Outlook e Gmail, mentre condividiamo una foto per un post di Twitter dal nostro archivio Dropbox oppure lavorare ad un documento usando Google Drive.

 

Tutte le feature descritte nell’articolo, sono presenti nella versione base, mentre altre come la crittografia avanzata dei messaggi, l’ampliamento dello storage mensile dei messaggi/file, le call di gruppo, le app illimitate ed alcuni altri privilegi specifici, per ottenerli necessitano di effettuare un upgrade.

Esistono attualmente 3 versioni di Slack: Standard, Premium ed infine la Enterprise, i piani ed i prezzi sono equiparati alle dimensioni della rispettiva impresa.

In conclusione Slack ti da molte opzioni per gestire il tuo tempo lavorativo, in modo migliore e funzionale rendendo il tuo lavoro più semplice, veloce e connesso.

Microsoft Teams

Microsoft nel 2016 era in procinto di offrire 8 miliardi di dollari per acquisire Slack, ma nonostante tutto, il fondatore di Microsoft, ovvero Bill Gates, si oppose, così l’azienda di Redmond, sotto la supervisione del vice-presidente Brian Mcdonald, lanciò nel 2017  Microsoft Teams, inizialmente pensata come un evoluzione di Skype For Business, e che si è rivelato nel giro di breve tempo essere uno dei principali competitors di Slack.

 

Teams, ha una struttura molto simile a Slack ma con delle feature aggiuntive, decisamente interessanti.

A differenza dei suoi competitors, il sofware di Microsoft è pensato anche per il fronte istruzione, infatti molti istituti ed università hanno iniziato ad utilizzare proprio quest’app, per lo studio e le lezioni in DAD, secondo le stime qua in Italia attualmente ben 100.000 studenti fanno uso della piattaforma.

Come funziona Microsoft teams

Il programma in questione come il suo rivale, possiede sia una versione desktop ed una scaricabile tramite download ed i rispettivi porting per Smartphone e Tablet, entrambi vantano attualmente di un piano free ed uno pagamento, quest’ultimo ti permetterà diversi privilegi in più rispetto alla versione base, chiaramente la versione premium come nel caso del suo competitor, sono pensate per le grandi aziende.

Si inizia accedendo con il proprio Account Outlook, Teams ci chiederà prima di avviare l’app, l’utilizzo che di intenderà fare, chiedendoci se viene utilizzato in ambito professionale, scolastico o familiare, scelto il contesto verrà generato il rispettivo gruppo, che in base all’utilizzo diversificherà le caselle sul dock laterale, generato il gruppo , sceglieremo un nome, dopodiché teams genererà un rispettivo link, che potremmo condividere con tutti i membri che desideriamo invitare al nostro gruppo.

 

Anche Microsoft Teams ha come obiettivo privilegiato quello di comunicare e la comunicazione è suddivisa teams in gruppi di lavoro, ogni team sarà ulteriormente suddiviso in canali per argomento, ogni messaggio pubblico, nei vari canali, sarà visionato sotto forma di post, ove ognuno potrà rispondere direttamente o privatamente, teams è pensato per ogni gruppo che abbia bisogno di comunicare e collaborare digitalmente.

La barra della chat che ci permetterà di scegliere diverse opzioni riguardanti la scrittura del messaggio e la rispettiva possibilità di allegare una nota o un file.

A differenza di Slack avremmo a disposizione una vasta gamma di Emoji, Gif, Memes oppure dei “Complimenti” sotto forma di badge, che potremmo inviare personalmente all’utente, a cui vorremo mostrare la nostra approvazione e tutte queste azioni verranno poi mostrate nel feed corrispondente, valorizzando molto l’aspetto social di questo programma.

Le funzionalità di Microsoft teams

Teams inoltre durante la creazione dei gruppi lavorativi, dà anche la possibilità, di poter selezionare dei template già preimpostati, per creare tipologie di gruppi lavorativi, con canali ed app già predisposte, ad esempio puoi scegliere un template dedicato all’organizzazione degli eventi con i relativi canali dedicati: come quello connesso alle vendite, al marketing oppure quello dei collaboratori, seguito magari da app come Youtube, Onedrive e le rispettive applicazioni necessarie allo svolgimento della propria mansione.

L’interfaccia è pulita e minimale; in alto al centro si trova la barra di ricerca che permette di effettuare una dettagliata esplorazione all’interno del portale tra i vari contenuti presenti al suo interno, inoltre digitando / si ha a disposizione una scelta di comandi rapidi che permettono ad esempio di ottenere assistenza, fare una chiamata audio o video, inviare un messaggio diretto ad un utente in particolare o impostare lo stato di disponibilità che sarà estremamente personalizzabile come il suo competitor in base alle nostre necessità.

 

Sulla sinistra invece si trova un barra verticale, composta da varie icone, che è il dock principale, dove si gestisce la suite:

• Azioni permette di visualizzare le rispettive @mentions, che appariranno nel feed e le risposte ai messaggi pubblici e privati ovvero il rispettivo storico correlato alle azioni all’interno della piattaforma.
• Chat che è semplicemente la sezione che raggruppa tutte le conversazioni private, pubbliche, chiamate o videochiamate private o di gruppo
• Team è la parte che permette di gestire e partecipare all’interno delle varie chat dei team lavorativi, dove si trovano i vari canali suddivisi per argomento, come thread, in ogni team si ha a disposizione in alto, delle sezioni diversificate, in base alla tipologia di gruppo in cui un utente è inserito. Per farla breve è il luogo principale dove si trova tutto il materiale condiviso all’interno dei vari team. Quindi in base ai tipi di utente, lavorativo o studente si hanno delle categorie diverse, che permettono di agevolare la ricerca dell’occorrente.
• Riunioni, con questa funzione si è in grado di organizzare attraverso un calendario gli impegni e le rispettive call singole o di gruppo oppure eventi come webinar. Nelle videochiamate, teams mette a disposizione una lavagna che si può utilizzare per le lezioni o illustrare i progetti. Tra quelle degne di note, non possiamo non citare, la modalità insieme che ci inserirà, in una sorta di auditorium virtuale, che cercherà di emulare visivamente, un meeting professionale, un’altra degna di nota è la cancellazione del rumore, mediante questa opzione si può attivare nelle impostazioni, il software sarà in grado di eliminare i rumori di fondo, nel caso ci si trovasse in un ambiente caotico.
• Chiamate permette di poter usufruire, di un vero e proprio, comparto telefonico, composto da segreteria personalizzabile, cronologia chiamate, contatti con cui è possibile chiamare semplicemente un membro del gruppo o più membri.
• File, questo spazio è dedicato ai file presenti sul software, ogni utente potrà visionare l’operato, degli altri users che interagiscono con i rispettivi file della piattaforma, dotata di archiviazione Cloud e chiaramente con la possibilità di interagirci direttamente

L’ultima casella della barra laterale, connotata da tre puntini orizzontali, è quello dedicata alle applicazioni, che si possono aggiungere alla scrivania, questa piattaforma, come si può facilmente intuire privilegia principalmente gli strumenti del pacchetto Office 365 di casa Microsoft.

Teams attualmente vanta ben 3 versioni commerciali ed una versione education, creata appositamente per le scuole e le università. La fascia di prezzo varia, a seconda della tipologia dell’utente.

 

Conoscevi questi due strumenti?  Se ben utilizzati possono rivelarsi di grande utilità per gestire il tuo lavoro e quello del tuo team in un periodo ancora caratterizzato dall’incertezza come quello che stiamo vivendo a causa del protrarsi dell’emergenza coronavirus!

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