Kaizen: il metodo Toyota per migliorare le performance in modo continuo

Il metodo Kaizen è un sistema di miglioramento continuo, che nasce in Giappone introdotto da Toyota, ampiamente utilizzato nell’ambito della Lean Manufacturing.

La parola giapponese KAIZEN è composta da due termini: KAI (cambiamento) e ZEN (meglio), il cui significato complessivo è “cambiare in meglio”, “migliorare”.

Adottando la filosofia Kaizen è possibile:

•           Eliminare gli sprechi e ridurre le attività che non creano valore (Clicca qui per scoprire quali sono i principali sprechi e le attività non a valore che vengono svolte nelle aziende);
•           Ridurre i costi e i tempi di consegna;
•           Semplificare le attività;
•           Prevenire l’insorgenza di problemi futuri (es. sicurezza, ergonomia, ecc).

Come migliorarsi con un evento Kaizen

Gli eventi Kaizen sono delle attività di breve durata volte ad innescare dei comportamenti positivi verso il cambiamento, introducendo nuovi modi di pensare, nuovi atteggiamenti e nuove abitudini.

La logica kaizen è di conseguire risultati non attraverso grandi riorganizzazioni o investimenti, bensì attraverso l’effetto cumulato di una serie di miglioramenti sistematici, che portano a ridurre i costi e a migliorare i profitti ed il modo di lavorare. Si lavora pertanto:

•          In modo graduale e sistematico;
•         Con investimenti contenuti;
•        Coinvolgendo le persone che lavorano direttamente sul campo (Kaizen Team o Team di Progetto).

Durante un evento Kaizen vengono implementati dei miglioramenti in un processo o in una specifica area (Cantiere Kaizen) generando risultati significativi in tempi ristretti.

Le fasi salienti di un Cantiere Kaizen:

• Formare e sensibilizzare il team di progetto;
• Scegliere l’area di intervento;
• Individuare, analizzare e quantificare i problemi ed i miglioramenti necessari;
• Trovare le soluzioni e le metodologie di implementazione;
• Implementare le soluzioni;
• Misurare e verificare i risultati;
• Standardizzare;
• Sostenere e rispettare gli standard nel tempo.

Essenziale è la presenza di un coach ALL’INTERNO del team di lavoro

L’intervento del manager o del consulente all’interno del gruppo è pari a quello di un coach.

Egli mette a disposizione metodologie e strumenti (in genere derivati dal Total Quality Management e dalla Lean Manufacturing: ROOT-CAUSE ANALYSIS, FMEA, SCP, SMED, TPM, 5S, VSM, ecc) per stimolare il personale coinvolto ad individuare problemi/aree di miglioramento e soluzioni.

Compito del coach è coinvolgere e motivare al cambiamento, accogliendo ed elaborando le ragioni dei “no al cambiamento”.

Anche la scelta del team di lavoro è una parte fondamentale della metodologia Kaizen. È importante scegliere risorse che sono coinvolte nel processo o nell’attività lavorativa oggetto di intervento.

Sarebbe opportuno avere come membri del team di persone con un profilo caratterizzato da orientamento alla cooperazione, iniziativa, capacità di analisi, apertura al cambiamento.

Ma è importante non escludere chi si mostra contrario al cambiamento, pena possibili sabotaggio una volta introdotti i cambiamenti.

Porsi sempre degli obiettivi

Nei cantieri Kaizen, seguendo la logica del miglioramento continuo un passo alla volta, vengono fissati obiettivi che una volta conseguiti possano essere mantenuti/sostenuti nel tempo, attraverso la standardizzazione, le regole condivise.

Va infatti fatta molta attenzione a non “tornare indietro” rispetto ai miglioramenti ottenuti a causa di “vecchie abitudini del passato” e per questo devono essere messe in atto specifiche attività di sostegno e di affinamento, affinché il miglioramento diventi un’abitudine. (Obiettivi Sostenibili vs Obiettivi Raggiungibili)

È fondamentale monitorarsi con indicatori poiché se non ci si misura non si migliora, e difficilmente si comprende qual è l’obiettivo sostenibile per la nostra area.

Per concludere

Riassumiamo quindi le principali fasi di un evento Kaizen:

1) Scelta di un’area di intervento opportunamente delimitata;

2) Utilizzo di un team ristretto di operatori, selezionati tra le risorse coinvolte nel processo o fase di lavoro sulla quale si va ad intervenire;

3) Interazione con gli interlocutori a monte e a valle (fornitori e clienti interni e/o esterni) del processo o fase di lavoro;

4) Applicazione in modo veloce ed operativo degli strumenti di analisi e di intervento.

 Attraverso la ripetizione di eventi Kaizen, si realizza un training on the job che sviluppa nelle risorse una mentalità ed un approccio proattivo al miglioramento.

 I concetti fondamentali della metodologia Kaizen:

-“I risultati in un’azienda vengono principalmente dalle attività dove si crea valore per il cliente”

-“Nessuno conosce meglio i problemi di coloro i quali ogni giorno si confrontano con essi”

-“I problemi sono occasioni per migliorare”