HOW TO: IMPOSTARE UN SISTEMA DI GESTIONE DELLE SCORTE A PUNTO FISSO DI RIORDINO E LOTTO ECONOMICO DI ACQUISTO

Nell’implementare un sistema di gestione delle scorte per prima cosa l’azienda dovrà definire la metodologia di approvvigionamento. Il sistema di gestione delle scorte scelto dipende dalla tipologia di materiale e dal suo utilizzo nel processo di produzione.

Per esempio il prodotto finito può essere tranquillamente reintegrato con la sola gestione a scorte.

Il semilavorato e la materia prima, che sono materiali dipendenti, entrano a far parte della distinta base per la produzione e possono manifestare variazioni quantitative ad andamento molto irregolare, che non possono essere gestite basandosi solo sullo studio del passato. Sono materiali gestiti di solito a fabbisogno o basandosi su un sistema misto.

Le giacenze di materie prime caratterizzate da un alto consumo annuo e ad alta incidenza economica, ad esempio, dovranno essere ridotte il più possibile e sarà preferibile utilizzare un sistema di approvvigionamento a fabbisogno o misto. Gli articoli a basso consumo annuo in valore possono invece tranquillamente essere gestiti a scorta.

Le materie prime che sono impiegate frequentemente nel processo produttivo, avendo una criticità maggiore, richiedono l’effettuazione di un controllo delle giacenze costante onde evitare il blocco della produzione per rotture di stock. Queste materie prime, denominate anche conti cicliche richiedono di solito l’implementazione di un sistema di gestione a fabbisogno o di un sistema di gestione misto.

Per queste materie prime, vista la loro criticità, si verificherà il fabbisogno richiesto dal programma di produzione (gestione a fabbisogno) e contemporaneamente si fisserà un punto fisso di riordino (gestione a scorte e a punto fisso).

Una corretta gestione a scorta impone come primo elemento di valutazione l’individuazione del quantitativo minimo di ogni articolo, che deve permanere costantemente in magazzino: questo valore è definito “scorta minima” o “scorta di sicurezza”. La scorta minima è, quindi, la quantità limite che deve sempre trovarsi in magazzino al fine di garantire il regolare svolgimento dei processi produttivi e distributivi.

La formula per calcolare la scorta minima può essere ricondotta alla seguente:

SM= GC* (CM*12)/ 365 * LS

GC= giorni di copertura

CM= consumo medio mensile

LS= livello di servizio (o coefficiente di sicurezza). Indica la percentuale con cui si vuole soddisfare una richiesta imprevista della propria clientela

Una volta definito il livello di scorta minima si pone uno dei problemi più delicati e di non sempre facile soluzione per le PMI: conoscere esattamente in anticipo “quando e quanto acquistare”. La conoscenza di queste informazioni consente di verificare che la quantità di ciascun articolo esistente in magazzino non sia eccessiva e permette l’implementazione di un sistema di organizzazione in ottica LEAN.

Il momento utile per trasmettere l’ordine al fornitore (il “quando”) può essere individuato attraverso il calcolo del punto di riordino, che rappresenta il quantitativo minimo raggiunto il quale è necessario rinnovare l’ordine. La formula per calcolare il punto di riordino può essere ricondotta alla seguente:

PR= SM+ LT * (CM *12)/365

LT=lead time

CM= consumo medio

Il lotto economico di acquisto rappresenta, invece, il quantitativo ottimale che minimizza i costi totali di mantenimento e di riordino delle scorte e rende efficace la politica di produzione e di vendita dell’azienda.

Il calcolo del lotto economico di acquisto deve quindi tenere in considerazione:

• I costi di emissione ordine: preparazione ed emissione ordine, funzionamento dei servizi d’acquisto, spese postali e telefoniche, costo di ricevimento, controllo e verifica qualitativa dei prodotti ecc.

• I costi di stoccaggio delle scorte: trasporto e movimentazione, funzionamento del servizio magazzino, oneri finanziari pagati sui capitali immobilizzati, perdite per deterioramenti ed eventuali furti ecc.

Il lotto economico di acquisto è individuato dall’intersezione tra i costi di emissione ordine e i costi di stoccaggio come mostra la figura seguente:

L’individuazione del lotto economico di acquisto è un’operazione alquanto complessa a causa della difficoltà di identificazione dei costi che lo compongono. Tra questi, oltre al costo del capitale non investito e immobilizzato, che è individuato di solito dal costo del denaro e si attesta intorno al 5%-6%, risulta di difficile individuazione il costo dei trasporti.

Il costo dei trasporti è uno dei costi di stoccaggio da monitorare più attentamente vista soprattutto la sua incidenza sui costi totali della logistica , la sua incidenza sul fatturato e sul prezzo del prodotto finale.

Il costo di trasporto incide in modo rilevante sulla struttura dei costi di stoccaggio in particolare per le PMI. Può incidere fino a un 10% sul fatturato.

Per esempio il settore calzaturiero vede una forte incidenza dei costi di trasporto. Il trasporto costa, infatti, circa 1 € per Km percorso.

Se facciamo un’analisi dell’incidenza dei costi di trasporto sul prezzo del prodotto la situazione non migliora. Secondo i dati raccolti dal Censis, i costi di trasporto incidono per il 10% sul prezzo del prodotto finale nel settore alimentare, per l’8% nel settore tessile e per il 7% nel settore dell’edilizia.

I costi di trasporto e la logistica in ingresso rappresentano un’area dove far leva per ridurre sprechi di tempo e denaro e implementare un sistema di lean procurement è un’ottima soluzione.

La centralità del sistema di logistica in ingresso può portare l’azienda a valutare la creazione di un network dedicato con i corrieri locali. Questa opzione se da una parte risulta essere, senza dubbio, la più efficace in termini di tempi e di flessibilità di consegna, dall’altra risulta essere anche la più onerosa, visti i costi elevati dei piccoli imprenditori che operano nel settore della logistica in Italia. La decisione finale andrà quindi attentamente ponderata.