Come impostare un sistema di valutazione fornitori

Per organizzare la funzione acquisti in ottica lean non si può prescindere dalla definizione di una corretta strategia degli acquisti. Per valutare la strategia di acquisto occorre svolgere un’analisi approfondita dei fornitori e dell’intera supply chain.

Uno strumento che è possibile utilizzare per impostare un sistema di valutazione dei fornitori è il vendor rating.

Il vendor rating ha assunto nel tempo molteplici funzioni e valenze multiple. Oggi il vendor rating si prefigge come obiettivo finale, oltre alla valutazione dei fornitori, il miglioramento della gestione dei rapporti con gli stessi. L’adozione di strategie mirate di gestione del parco fornitori e l’implementazione di un sistema di vendor rating permette di aumentare le performance operative in termini di costi, qualità, lead time, delivery e flessibilità.

Come impostare il vendor rating

Prima di impostare un sistema di  valutazione dei fornitori con lo strumento del vendor rating, è importante implementare una classificazione delle materie prime in termini di complessità del mercato di rifornimento e di importanza degli acquisti, in modo tale da valutare la performance del fornitore per classi merceologiche omogenee e in funzione della criticità dell’approvvigionamento. Un possibile modello da seguire per la classificazione delle materie prime è la Matrice di Kraljic.

Una volta distribuiti gli acquisti in funzione della complessità del mercato di rifornimento e dell’importanza strategica degli acquisti, l’implementazione di un sistema di vendor rating consentirà la valutazione dei fornitori attuali e potenziali basata su parametri definiti di valutazione,

• la selezione dei fornitori applicabile sia al reparto buy, come strumento di revisione del portafoglio fornitori, sia al reparto new buy, come strumento di selezione di nuovi fornitori
• il monitoraggio della perfomance dei fornitori nella loro complessità e per ogni singola componente; in quest’ottica è possibile verificare, tramite l’implementazione di parametri oggettivi e misurabili, l’adozione di azioni di miglioramento da parte dei fornitori sottoperfomanti e migliorare il portafoglio fornitori.
• la comunicazione nei confronti sia dei fornitori, che apprendono quali sono i drivers del processo di selezione/monitoraggio, sia dei “clienti interni”, ovvero gli operatori e/o la direzione che chiedono parametri oggettivi per poter valutare le scelte d’acquisto
• l’implementazione del cost management, il vendor rating può diventare uno strumento capace di garantire una riduzione dei costi a 360°, che comprenda non solo i costi diretti di acquisto ma anche i costi di processo legati alla qualità.

Modello di vendor rating

Di seguito si mostra un possibile modello semplificato di vendor rating:

Vediamo ora come impostare un sistema di vendor rating utile alla valutazione dei fornitori per un caso ipotetico tipo.

Supponiamo, per esempio, di dover calcolare la performance di un fornitore di una materia prima identificata come collo di bottiglia, cioè una materia prima per cui l’azienda è soggetta a strozzature di fornitura, ma con un impatto economico limitato sul fatturato totale degli acquisti. In questo caso la continuità della fornitura sarà la priorità per l’azienda. Rivestirà una maggiore importanza, ad esempio, la “puntualità della consegna” e la capacità di “crisis management” del fornitore. Questi saranno i fattori a cui si assegnerà un’importanza % maggiore.

Ipotizziamo che per ogni categoria merceologica possiamo avere un numero di fornitori pari a 5. Potremmo settare un indice di importanza della puntualità di consegna che tiene in considerazione la sostituibilità del fornitore nell’approvvigionamento della materia prima come segue:

Sostituibilità alta= 5 fornitori; importanza % puntualità della consegna= 5%

Sostituibilità media-alta = 4 fornitori; importanza %puntualità della consegna= 10%

Sostituibilità media= 3 fornitori; importanza % puntualità della consegna= 15%

Sostituibilità medio-bassa= 2 fornitori; importanza % puntualità della consegna 20%

Sostituibilità bassa=1 fornitore; importanza % puntualità della consegna 75%

Una volta stabiliti i criteri per definire l’importanza % del parametro puntualità di consegna, dobbiamo definire un criterio per assegnare un punteggio da 0 a 5 alla performance del fornitore.

In questo caso potremmo assegnare un punteggio in funzione del LEAD TIME di consegna del fornitore per categoria merceologica calcolato con la formula seguente:

LT= TE+TA+TI

Dove TE = tempo di emissione ordini in giorni; TA= tempo di arrivo merce in giorni; TI= tempo di controllo merce e immissione delle merci in magazzino.

Supponiamo che il lead time medio per la categoria merceologica e per fornitore sia uguale a 9 giorni. L’assegnazione del punteggio di performance potrebbe avvenire nel modo seguente:

LT<=6 à punteggio 5; LT <9 à punteggio 4; LT =9à punteggio 3; 10<=LT<= 12à punteggio 2;

13<=LT<=15 à punteggio 1; LT>15 à punteggio 0

Viene assegnato un punteggio in funzione del lead time in quanto i fornitori con un lead time maggiore del lead time medio sono quelli che rischieranno di incorrere più di frequente nella casistica di ritardo di consegna e, visto che nel nostro caso la puntualità di consegna è stata individuata come criterio di maggiore importanza, la performance del fornitore sarà strettamente legata a questo parametro.

In alternativa al calcolo del LEAD TIME, si potrebbe calcolare direttamente la puntualità di consegna:

PC=VP/VT à puntualità = Volume puntuale/ Volume totale acquistato dal fornitore e assegnare il punteggio come segue:

PC=100% à punteggio 5; PC=90% à punteggio 4; PC=80% àpunteggio 3; PC=70% à punteggio2;

PC=60% àpunteggio 1;  PC=50% à punteggio 0

Una volta calcolati i due punteggi (importanza % e punteggio performance) moltiplicando i due valori si otterrà una valutazione ponderata del fornitore che tiene conto sia della sua performance, sia dell’importanza strategica dell’acquisto in funzione della complessità del mercato di rifornimento, sia della sostituibilità del fornitore.

Remote audit

Oltre allo strumento del vedor rating, per svolgere un’analisi approfondita della supply chain e definire criteri oggettivi di valutazione fornitori è possibile utilizzare anche il nuovo strumento del remote audit.

Il processo del remote auditing unisce le informazioni a disposizione sui fornitori con la tecnologia dell’analisi dei dati ed è in grado di valutare e documentare l’accuratezza del  lavoro svolto su uno o più sistemi di gestione indipendentemente dalla posizione fisica. Fisica, rimuovendo così tutti i vincoli legati allo spostamento fisico delle persone, utilizzando in modo più efficiente e permettendo di costituire team di auditor provenienti da diversi Paesi. È quindi uno strumento estremamente importante per le multinazionali. Questi Audit, in grado di coniugare un approccio analitico con le flessibilità delle organizzazioni e dei loro fornitori permettono di monitorare gli anelli della catena di fornitura che potrebbe altrimenti essere difficile sottoporre a controllo. Il remote audit è uno strumento particolarmente efficace che ben si coniuga con lo smart working e la gestione dell’emergenza che stiamo vivendo in questo momento.

Il remote audit permette di monitorare i fornitori, di attestare, secondo criteri di valutazione oggettivi, l’effettiva soddisfazione dei requisiti richiesti al fornitore e di predisporre un sistema di rating. Sulla base dell’audit svolto si assegna un particolare livello di rischio del fornitore e si indicano i criteri di sorveglianza da seguire.

Il profilo di rischio del fornitore è un indicatore con un peso fondamentale sulla valutazione complessiva del fornitore in quanto fornisce un criterio oggettivo sulla base del quale gestire in maniera consapevole i rapporti con lo stesso.